Plan de Gestión de la Comunicación
Plan de Gestión de la Comunicación
FISIO FIND - PLAN DE GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Ficha del documento
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Nombre del Proyecto: Fisio Find
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Número de Grupo: Grupo 6
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Entregable: #DP
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Miembros del grupo: Alberto Carmona Sicre, Antonio Macías Ferrera, Benjamín Ignacio Maureira Flores, Francisco Capote García, Daniel Alors Romero, Daniel Fernández Caballero, Daniel Ruiz López, Daniel Tortorici Bartús, Daniel Vela Camacho, Delfín Santana Rubio, Guadalupe Ridruejo Pineda, Julen Redondo Pacheco, Miguel Encina Martínez, Francisco Mateos Villarejo, Pablo Fernández Pérez, Ramón Gavira Sánchez, Rafael Pulido Cifuentes.
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Autores: Daniel Vela Camacho, Francisco Mateos Villarejo, Antonio Macías Ferrera
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Fecha de Creación: 16/02/2025
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Versión: v1.2
Histórico de Modificaciones
| Fecha | Versión | Realizada por | Descripción de los cambios |
|---|---|---|---|
| 16/02/2025 | v1.0 | Daniel Vela Camacho | Inicialización del documento |
| 16/02/2025 | v1.1 | Daniel Vela Camacho, Francisco Mateos Villarejo | Corrección y mejora de las comunicaciones |
| 19/02/2025 | v1.2 | Antonio Macías Ferrera | Corrección y mejora de las comunicaciones |
1. INTRODUCCIÓN
El presente plan se orienta a definir los roles, canales y procedimientos necesarios para asegurar que cada mensaje se transmita de manera oportuna y precisa. Asimismo, se busca fomentar una cultura de mejora continua a partir del feedback recibido, consolidando un entorno de trabajo colaborativo y orientado a la calidad. Con este enfoque, se pretende no solo facilitar la coordinación interna, sino también fortalecer la relación con los interlocutores externos clave, contribuyendo al éxito global del proyecto.
2. IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERLOCUTORES
Nuestro equipo, conformado por 17 personas organizadas en 3 grupos de trabajo, se caracteriza por una distribución horizontal en la que cada grupo cuenta con un representante y un secretario. Esta estructura no solo facilita la coordinación y el trabajo colaborativo, sino que también permite una gestión ágil y transparente de la información entre sus miembros. Además, se contempla la comunicación con el profesorado, responsable de proporcionar feedback que se registra y analiza a través de los secretarios; con los usuarios piloto, quienes aportan perspectivas directas sobre la aplicación y funcionalidad del proyecto; y con los compañeros de clase, cuyo feedback también se recoge y almacena para enriquecer continuamente nuestro proceso de mejora.
3. PLAN DE LAS COMUNICACIONES
| Información a comunicar | Interesado / Destinatario | Medio | Momento | Entregable | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|
| Estado general del proyecto | Equipo de desarrollo | Chat, Reuniones | Al inicio del proyecto y en la fase final | Cronograma | Se discute la visión general del proyecto y los objetivos principales. Se notifica la situación final del proyecto antes de la entrega definitiva. |
| Avances y entregables | Equipo de desarrollo, Profesorado (opcional) | Chat, Reuniones | Semanal (según cronograma) | Actualización del cronograma | Se planifican al inicio de cada sprint o semana. El PM (Project Manager) elabora actas en reuniones de seguimiento importantes. |
| Reuniones de subgrupo (Daily Stand-up) | Miembros de cada subgrupo | Chat (WhatsApp, Teams), Discord | Al menos dos veces por semana (o según necesidad) | Asignación y actualización de tareas | Cada subgrupo discute progresos e impedimentos. Si surge un problema mayor, se escala a los representantes o al resto de la organización. |
| Reuniones de representantes de grupos | Representantes de los subgrupos | Reuniones en Teams (grabadas), Discord | Semanal (mínimo) o bajo demanda | Acta o grabación | Coordinan dependencias, tareas intergrupales y decisiones conjuntas. El PM registra las actas de estas reuniones. |
| Reuniones organizacionales (con todos los miembros) | Todos los miembros | Reuniones en Teams (grabadas) | Bajo demanda | Acta o grabación | Se abordan temas de alto nivel y de importancia general. El PM se encarga de las actas. |
| Exposiciones semanales con profesorado | Profesores, Equipo de desarrollo | Presentaciones (Teams o presencial) | Semanal | Retroalimentación, lista de mejoras | Se muestra el incremento desarrollado. Los secretarios registran el feedback y lo almacenan en la base de conocimiento (GitHub). |
| Contacto y retroalimentación con usuarios piloto | Usuarios piloto | Correo, Encuestas | Tras cada incremento significativo del proyecto | Resultados de encuestas, correos con sugerencias | Se envían encuestas preliminares para recopilar interesados. Luego, se hacen nuevas encuestas y contactos por correo para decisiones de diseño. Los resultados se guardan en OneDrive y/o GitHub. |
| Riesgos y problemas del proyecto | Subgrupos, Representantes, PM | Chat, Reuniones, Discord / Teams | En caso de identificar un riesgo | Informe de riesgos, plan de contingencia | Si el subgrupo no puede resolverlo, se escala al resto de la organización. Se actualiza el registro de riesgos en la base de conocimiento. |
| Cambios en el alcance del proyecto | Equipo de desarrollo, Profesorado (si aplica) | Reuniones (Teams, Discord) | En caso de cambio | Acta de cambios | Se formaliza en un documento y se decide en reunión si se implementa. El PM coordina la aprobación y notifica al resto. |
| Validación de entregables | Equipo de desarrollo, Profesores, Usuarios piloto | Reuniones periódicas (Teams o presencial) | Al final del proyecto o de un gran hito | Informe de validación, entrega de producto | Se aprueban los entregables. El feedback se registra y se cierra la fase de desarrollo. |
| Comunicación interna general | Todos los miembros | Chat (Comunidad de WhatsApp) | Continuo | Mensajes de coordinación | Se usan distintos grupos de WhatsApp: uno general, uno por cada subgrupo y un canal de avisos (solo lectura). Sirve para notificaciones rápidas, aclaraciones diarias y coordinación básica. |
| Almacenamiento de información y actas | Equipo de desarrollo, Secretarios | GitHub (documentación como código), OneDrive | Tras cada reunión o entrega de documentos | Base de conocimiento, presentaciones, encuestas | El PM gestiona las actas de las reuniones más importantes. Los secretarios registran el feedback y los avances de cada subgrupo. OneDrive se emplea para almacenar presentaciones y resultados de encuestas; GitHub se usa para la documentación técnica. |